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Por quanto tempo guardar documentos Livros Fiscais

Prazo de Conservao

As empresas num modo geral indstria, comrcio e prestadoras de servios devem conservar seus livros fiscais durante 5 (anos), contados a partir do fato gerador, tanto para o ICMS, IPI, ISS, etc. p.ex.: nota fiscal emitida em 01.02.97, o crdito do imposto (ICMS/IPI) ter a sua prescrio em 01.01.2002. Ocorre que, por uma interpretao equivocada da lei, as empresas podem estar destruindo documentaes sem observar as regras de outros tributos.

Por exemplo, o imposto sobre a renda (IR) prev tratamento especial para conservao de documentos relacionados toda atividade praticada, incluindo neste caso a prpria documentao do ICMS e do IPI. O CTN/66, em seu art. 173, inciso I, ao prever que a Fazenda Pblica tem o direito de constituir o crdito tributrio, ou seja, exigir o tributo administrativamente, at 5 anos do primeiro dia do exerccio quele em que o lanamento poderia ter sido efetuado, acaba criando uma forma diferente de contar o perodo necessrio para a guarda dos documentos. O fato gerador do imposto de renda pessoa jurdica ocorre com a entrega da declarao DIPJ no exerccio seguinte aos fatos registrados (ano-base). Sendo assim, teramos uma contagem totalmente alargada para fins de conservao de documentos utilizados para registro dos fatos administrativos e contbeis.

Ano do registro dos fatos administrativos e contbeis

1996

Ano da entrega da declarao do imposto de renda

1997

Incio da prescrio (CTN/66, art. 173, inciso I)

1998

(+) 5 anos para ocorrncia da prescrio (1998 + 5)

2003

Prazo necessrio para guarda dos documentos (1996 2003)

7 anos

Prazo para guarda dos documentos relativos aos impostos ICMS/IPI

5 anos

Esse entendimento foi ratificado pela Lei n. 9.430/96, art. 37. Ressalta-se que, o extinto livro de compras", exigido pelo imposto de renda, foi substitudo pelo livro "registro de entradas modelos 1 e 1-A" , utilizados para os impostos ICMS e IPI. Sendo assim, os livros, que a princpio, estariam condicionados ao prazo de 5 anos (RICMS/00, arts. 202 e 230) para prescrio, passam a ter como prazo prescricional o prazo de 7 anos conforme o quadro acima.


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